Sage 100 Document Manager ESC
Dématérialisez vos données et flux d’informations grâce à l’intelligence numérique.
Tirez pleinement parti de la numérisation et accédez à une vision globale de votre activité.
La Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (G.E.I.D.E) vous permet de tendre vers une gestion « 0 papier » en dématérialisant, en classant en un point unique et en partageant l’ensemble des documents papiers de votre entreprise. Vous pérennisez la mémoire et les connaissances de votre entreprise.
Avec Sage 100 Document Manager, vous pouvez maintenant dématérialiser les documents papiers de votre entreprise, ce qui permet une meilleur fluidité des échanges d’informations, toute en centralisant l’ensemble des données.
Organiser et centraliser numériquement toutes les données de l’entreprise
Archiver en toute sécurité
Développer une relation plus forte avec vos clients
Accéder à vos documents électroniques simplement
Fluidifier les processus avec Sage Document Workflow
Vous dématérialisez tous vos documents entrants et sortants, qu’ils proviennent de vos logiciels Sage 100cloud, de vos outils bureautiques Microsoft Office ou de votre écosystème (experts- comptables, avocats, clients, fournisseurs etc.). Vous fluidifiez les processus de communication de l’information commerciale, juridique, comptable et financière, tout en réduisant les échanges papier, les risques de pertes de documents ou de transmission d’informations erronées.
En centralisant l’ensemble des documents échangés, vous assurez une conservation de la mémoire de l’entreprise, tout en diminuant vos coûts opérationnels, et en améliorant le service au tiers : clients, fournisseurs, partenaires, etc. Vous sécurisez l’information de votre entreprise sur le long terme en la déposant dans un Espace Sécurisé de Conservation. Vous choisissez entre le stockage sur site ou dans le Cloud pour un coût plus réduit et plus de sécurité : risques de pertes ou de défaillance de serveur limités, sauvegarde et accès distant facilités.
Grâce à Sage Document Ecosystème, vous communiquez avec vos clients, en mettant à leur disposition un Espace Clients pour diffuser toutes les informations nécessaires : communications commerciales, devis, factures, etc. L’accès aux documents est entièrement sécurisé, facile et rapide, 7j/7 24h/24.
Vous augmentez votre marge en diminuant tous les frais généraux et créez une relation dynamique avec vos clients.
L’accès à vos documents est entièrement sécurisé, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, depuis votre PC, tablette ou smartphone.
Selon un niveau d’habilitation personnalisable, vous retrouvez rapidement chacun de vos documents actualisés, vous les diffusez simplement vers l’extérieur et les partagez en interne.
Vous gagnez en efficacité en mettant en place des cycles de traitement et de validation : accord pour le paiement d’une facture ou d’une note de frais, approbation d’une commande fournisseur, etc.
Centralisation et partage numérique des données
Préservation, partage du capital intellectuel et des connaissances de l’entreprise avec toutes les personnes concernées
de son écosystèmeCentralisation, en un point unique, de toute l’information et des données, quel que soit le format
Classement des documents dans une arborescence structurée de dossiers et sous-dossiers
Archivage de votre information dans un Espace Sécurisé de Conservation
Visualisation des tâches à réaliser et notifications importantes depuis le tableau de bord personnel
Recherche de documents via des mots-clés ou des critères spécifiques : type de document, date, numéro, etc.
Création de liaisons automatiques entre les documents selon les informations extraites lors de leur classement : association d’un devis et d’un bon de commande…
Création d’espaces de travail pour stocker et partager des documents spécifiques
Déploiement de circuits de validation simples ou avancés, pour tout document nécessitant une approbation : courrier entrant, bon de commande, factures, etc.
Partage aisé des documents en interne
Diffusion simplifiée des documents vers l’extérieur :
fournisseurs, clients, avocats, expert-comptable, etc.
Déploiement simple et sécurisé
Solution accessible, dimensionnée pour les PME garantissant un coût de possession réduit.
Sécurité et confidentialité des données dans le Cloud (filigrane de sécurité et double facteur d’authentification, blocage
des permissions d’impression, de téléchargement, etc…).Réduction des coûts financiers liés à la gestion de documents « papier »
Gains de productivité immédiats au niveau de :
– l’organisation, de l’intégration et de l’archivage automatique des flux d’informations provenant – de Sage 100cloud Comptabilité, Sage 100cloud Moyens de Paiement ou Sage 100cloud Gestion Commerciale. – de la suite de Microsoft Office : Outlook, Word, Excel,PowerPoint, etc. – de la capture de documents photocopiés et scannés.
Fluidification des processus Métier
Fluidification des processus métiers (commercial, comptable, financier, etc.) et des tâches opérationnelles.
Mise en place et gestion de cycles de traitements et de validation de documents/
Visibilité renforcée sur les processus d’approbation de documents.
Elimination du risque de pertes de documents, de transmission d’informations erronées.
Travail collaboratif optimisé au sein de l’entreprise.
Mobilité
Accès aux documents et à l’information dans toutes les situations de mobilité : télétravail, déplacements, rendez-vous extérieurs, etc.
Consultation depuis smartphones et tablettes iOS, Android et Windows Phone
Information accessible 7j/7 24h/24 et toujours actualisée.
Partage, traitement des tâches et validation de documents
Possibilité de réaliser des présentations de documents (ex : catalogue), de faire signer des bons de livraison et devis, de classer des photos prises sur le terrain dans le dossier souhaité, etc.
Notification à chaque mise à jour et/ou modification d’un document.
Renforcement de l’agilité des commerciaux et techniciens itinérants.
